Dovoľujeme si Vám oznámiť, že TOPTRANS EU, a.s., so sídlom Na Priehon 50, Nitra, Slovenská republika, IČO: 36703923, spoločnosť zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel: Sa, vložka č. 10363/N, (ďalej len „TOPTRANS“) spracováva osobné údaje v súlade s　platnou právnou úpravou, a odo dňa 25. 05. 2018 aj v súlade s nariadením EP a Rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov (ďalej len „GDPR“).

Uisťujeme Vás, že všetky osobné údaje, ktoré TOPTRANS zhromažďuje, zhromažďuje len pre odôvodnené účely a len po obmedzenú dobu. Tieto údaje sú chránené maximálnou možnou mierou zabezpečenia.

Na dodržiavanie všetkých zásad ochrany osobných údajov u nás dohliada poverenec pre ochranu osobných údajov (Data Protection Officer, dále jen „DPO“), na ktorého sa môžete v　prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov kedykoľvek obrátiť na emailovej adrese gdpr@toptrans.sk.

Nižšie si Vás dovoľujeme detailne informovať o tom, čo ochrana osobných údajov predstavuje a akým spôsobom spracovávame Vaše osobné údaje v spoločnosti TOPTRANS.

GDPR – ČO TO JE?

GDPR, slovensky obecné nariadenie o ochrane osobných údajov, v　Slovenskej republike nahradilo doterajšiu právnu úpravu ochrany osobných údajov v podobe smernice 95/46/ES a súvisejúceho zákona č. 122/2013 Zb., o ochrane osobných údajov.

To znamená, že právny rámec ochrany osobných údajov tu fungoval aj do 25. 05. 2018 a osobné údaje boli chránené i doposiaľ. Nová úprava rozširuje práva dotknutých osôb na ochranu osobných údajov a povinnosti tých subjektov, ktoré osobné údaje spracovávajú.

Fyzickej osobe, ktorej osobné údaje sa spracovávajú, sa pre tieto účely hovorí subjekt údajov.

OSOBNÉ ÚDAJE – KTORÉ TO SÚ?

Osobným údajom je akákoľvek informácia o identifikovanej či identifikovateľnej fyzickej osobe.

GDPR rozdeľuje osobné údaje do dvoch kategórií – obecné a zvláštne. Čo sa týka Vás, našich zákazníkov, príjemcov či zmluvných partnerov, tak TOPTRANS spracováva osobné údaje len obecné.

Spracovávame či môžeme spracovávať predovšetkým nasledujúce osobné údaje:

identifikačné: meno a priezvisko, adresa, miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ DPH, číslo dokladu totožnosti (občiansky preukaz, pas alebo iný preukaz), Vaše funkcie v organizácii, pokiaľ zastupujete právnickú osobu, prihlasovacie meno a heslo v našom zákazníckom programe;

kontaktné údaje: telefónne číslo, emailová adresa, prípadne adresa pre doručenie a fakturačná adresa;

údaje o objednaných službách: údaje o Vašich objednaných zásielkach, údaje o prípadných reklamáciach, údaje o spôsobe platby a prípadne číslo bankového účtu;

v prípade Vašej osobnej návštevy strediska aj nahrávky z kamerových systémov.

SPRACOVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV – AKÉ VŠETKY ČINNOSTI TO SÚ?

Jednoducho povedané, podľa GDPR sa spracovaním osobných údajov rozumie akákoľvek sofistikovanejšia činnosť, ktorú správca s osobnými údajmi vykonáva, a to za určitým účelom.

Konkrétne môže isť napr. o zhromaždenie osobných údajov, ich zaznamenanie, usporiadanie, štruktúrovanie, uloženie, prispôsobenie alebo pozmenenie, vyhľadanie, nahliadnutie, použitie, sprístupnenie prenosom, šírenie alebo akékoľvek iné sprístupnenie, zoradenie či skombinovanie, omedzenie, výmaz alebo zničenie.

V našej spoločnosti TOPTRANS spracovávame všetky osobné údaje automatizovanými prostriedkami i manuálne.

SPRÁVCA ALEBO SPRACOVATEĽ?

Správca je podľa GDPR fyzická alebo právnicka osoba, ktorá určuje účely a prostriedky spracovania osobných údajov a za spracovanie primárne zodpovedá.

My, ako spoločnosť, ktorá je pri poskytovaní svojich služieb v pozícii zasielateľa, spracovávame všetky vyššie zmienené osobné údaje v postavení správcu.

Oproti tomu spracovateľ je podľa GDPR fyzická či právnicka osoba, ktorú si správca najíma, aby pre neho vykonávala s osobnými údajmi spracovateľské operácie. Inými slovami spracovateľ spracováva osobné údaje pre správcu.

U nás v spoločnosti TOPTRANS máme svoju prax spočívajúcu v poskytovaní prepravných služieb založenú aj na princípe spolupráce s externými dopravcami, ktorí zaisťujú prepravu pod našou značkou. Za účelom plnenia zasielateľských zmlúv (tj. doručenie zásielok) poskytujeme osobné údaje svojich zákazníkov, resp. príjemcov zásielok, aj týmto externým dopravcom. Uisťujeme Vás, že so všetkými externými dopravcami sme uzavreli zmluvu o spracovaní osobných údajov, v ktorej sa zaviazali rešpektovať požiadavky stanovené GDPR a zaistiť, aby Vaše údaje boli v bezpečí.

Využívame služieb aj ďalších spracovateľov, ktorí spracovávajú osobné údaje len podľa našich pokynov a pre nami stanovený účel. Aj s týmito spracovateľmi sme uzavreli zmluvu o spracovaní osobných údajov, event. zaistili, že sa títo ďalší spracovatelia v písomnej forme zaviazali, že budú spracovávať osobné údaje v súlade s GDPR.

Takýmito ďalšími spracovateľmi sú najmä:

• dodávatelia technologií (hlavne IT technologií a bezpečnostných technologií), ďalšie príslušné podpory a súvisejúcich služieb;
• poskytovateľ SMS služby, pomocou ktorej ste informovaný o priebehu objednávky;
• poskytovatelia bezpečnostného kamerového systému,
• osoby viazané zákonnou mlčanlivosťou: advokáti, daňoví poradcovia, auditori.

PRÁVNY DÔVOD SPRACOVANIA A ÚČEL SPRACOVANIA

V TOPTRANSe spracovávame len osobné údaje potrebné k poskytnutiu profesionálnych služieb a komfortnej obsluhe. Zároveň musíme pri spracovaní dodržiavať zákonné povinnosti a chrániť svoje oprávnené záujmy.

Osobné údaje sú spracované v rozsahu, v akom nám boli poskytnuté v súvislosti s uzavrením zmluvného či iného právneho vzťahu, alebo ktoré boli zhromaždené inak a sú spracované v súlade s platnými právnymi predpismi či k plneniu našich zákonných povinností.

Vaše osobné údaje spracovávame len za legitímnym účelom, a to v nezbytnom rozsahu pre ten daný príslušný účel.

To znamená, že v prípade, že si u nás objednáte prepravu zásielky alebo s nami uzavriete inú zmluvu ako fyzická osoba, potrebujeme Vaše osobné údaje (identifikačné, kontaktné a údaje o objednávke) za účelom realizácie zmluvného vzťahu – tj. k plneniu zmluvy, resp. za účelom prepravy a sledovania zásielky.

V prípade, že si u nás objednáte prepravu zásielky alebo s námi uzavrete inú zmluvu ako zástupca právnickej osoby, potrebujeme tie isté osobné údaje, ako v prípade zmienenom vyššie, a to opäť v súvislosti s poskytovaním našich služieb ako zasielateľa. V tomto prípade Vaše údaje spracovávame na základe nášho oprávneného záujmu – tj. za účelom uzavretia a plnenia zmluvy s osobou, ktorú zastupujete.

V prípade, pokiaľ ste príjemcom zásielky, potrebujeme Vaše osobné údaje v nezbytnom rozsahu za účelom splnenia objednanej služby, tj. doručenia zásielky. Konkrétne spracovávame hlavne Vaše meno, priezvisko, adresu pre doručenie, telefónne číslo.

Niektoré Vaše osobné údaje spracovávame aj z dôvodu a za účelom plnenia zákonných povinností. To se týka Vašich identifikačných, kontaktných údajov a údajov o Vami objednaných službách. A ktoré zákony nám túto povinnosť stanovujú?

Sú to najmä:

• zákon č. 89/2012 Sb., občiansky zákonník,
• zákon č. 634/1992 Sb., o ochrane spotrebiteľa,
• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z pridanej hodnoty,
• zákon č. 563/1991 Sb., o účtovníctve,
• zákon č. 253/2008 Sb., o niektorých opatreniach proti legalizácii výnosov z trestnej činnosti a financovania terorizmu.

Ďalším účelom spracovania osobných údajov je náš oprávnený záujem. Osobné údaje za týmto účelom spracovávame len v prípade nevyhnutnosti tohto spracovania. To nastáva v prípade napr. nášho záujmu na ochrane našich stredísk, ktoré sú strážené kamerovými systémami. Ďalej sa môže jednať o riešenie sporov či vymáhanie pohľadávok (to však v rozsahu zhodnom ako pre účel realizácie zmluvného vzťahu).

TOPTRANS spracováva osobné údaje pre vyššie uvedené účely po dobu trvania zmluvného vzťahu, a následne po dobu, počas ktorej môže niektorá zo zmluvných strán uplatniť akékoľvek práva súvisiace s poskytnutou službou.

PREDANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV MIMO ÚZEMIA SR

Aby sme mohli realizovať objednanú službu, musíme v niektorých prípadoch predať Vaše osobné údaje za hranice Slovenskej republiky či za hranice Evropskej únie, resp. Európskeho hospodárskeho priestoru (ďalej len „EHS“). Deje sa tak klasicky v　prípadoch, že si u nás objednáte prepravu z/do zahraničia.

Nariadenie GDPR je platné a účinné len v oblasti Európskej únie, resp. v EHS, z čoho vyplýva, že v iných oblastiach nemusí mať rovnako vysoký štandard právneho rámca ochrany osobných údajov pri ich spracovaní ako u nás.

Preto budeme spolupracovať a zaisťovať plnenie služieb len s takými partnermi, u ktorých si budeme istí, že Vaše osobné údaje budú takisto chrániť.

PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJOV, ALEBO VAŠE PRÁVA

Práva Vás, ako subjektov údajov, sú dôležitým prvkom ochrany osobných údajov ako celku.

Máte právo na to byť informovaní o spracovaní svojich osobných údajov. Tím sa rozumie právo na určité informácie, najmä o spracovaní, totožnosti správcu, o príjemcoch osobných údajov (to sú tí, ktorým sú osobné údaje poskytnuté).

Medzi ďalšie práva, pri uplatnení ktorých už budete musieť mnohokrát vyvinúť aktivitu, všeobecne patrí:

• právo na prístup, opravu – tieto práva pre Vás znamenajú právo získať od správcu informáciu (potvrdenie), či sú, alebo niesú Vaše osobné údaje spracovávané, a pokiaľ sú, máte (ideálne priamo a online) právo získať informácie o tomto spracovaní; zároveň, ak zistíte, že je nejaký osobný údaj, ktorý správca spracováva, nesprávny, môžete požadovať, aby bol opravený.
• právo byť zabudnutý, právo na výmaz – v prípade, že osobné údaje už niesú potrebné pre účely, pre ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované, máte právo na to, aby ich správca vymazal alebo inak zlikvidoval. To bude musieť správca urobiť aj v prípade, že neexistuje žiadny ďalší právny dôvod pre spracovanie, taktiež v prípade, že vznesiete námietky proti spracovaniu a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody pre spracovanie, osobné údaje boli spracované protiprávne či v prípade, že osobné údaje musia byť vymazané k splneniu právnej povinnosti.
• právo na prenesiteľnosť údajov – toto právo pre Vás predstavuje možnosť, za určitých podmienok, získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a ktoré ste správcovi poskytli, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.
• právo vzniesť námietku – ak budete predpokladať, že správca spracováva Vaše osobne údaje nezákonným spôsobom alebo bez akéhokoľvek právneho dôvodu a bez Vášho súhlasu, môžete proti tomuto spracovaniu vzniesť námietku. Ak budete mať akúkoľvek námietku voči spracovávaniu Vašich osobných údajov našou spoločnosťou, neváhajte sa obrátiť na nášho DPO na emailovej adrese gdpr@toptrans.sk.
• právo podať sťažnosť – samozrejme máte vždy možnosť obrátiť sa so sťažnosťou priamo k príslušnému dozorovému úradu – tj. Úradu na ochranu osobných údajov, na adrese Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27.

VAŠE PRÁVA – AKO ICH MÔŽETE UPLATNIŤ?

Pokiaľ by ste chceli uplatniť akékoľvek svoje právo ako subjekt údajov alebo v prípade akýchkoľvek iných otázok či požiadaviek súvisiacich so spracovaním Vašich osobných údajov, kontaktuje nás prostredníctvom emailovej adresy gdpr@toptrans.sk.