OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV V SPOLOČNOSTI TOPTRANS EU, a.s.

Dovoľujeme si Vám oznámiť, že TOPTRANS EU, a.s., so sídlom Na Priehon 50, Nitra, Slovenská republika, IČO: 36703923, spoločnosť zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel S, vložka 10363/N, (ďalej len "TOPTRANS") spracúva osobné údaje v súlade s platnou právnou úpravou, a od 25. 05. 2018 aj v súlade s nariadením EP a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (ďalej len "GDPR").

Uisťujeme Vás, že všetky osobné údaje, ktoré TOPTRANS zhromažďuje, zhromažďuje iba na odôvodnené účely a len počas obmedzenej doby. Tieto údaje sú chránené maximálnou možnou mierou zabezpečenia.

Na dodržiavanie zásad ochrany osobných údajov starostlivo dohliadame , v prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov sa môžete kedykoľvek obrátiť na mailovej adrese  gdpr@toptrans.sk.

Nižšie si Vás dovoľujeme detailne informovať o tom, čo ochrana osobných údajov predstavuje a akým spôsobom spracúvame  Vaše osobné údaje v spoločnosti TOPTRANS.

GDPR – ČO TO JE?

GDPR je nariadenie, ktoré  spolu so zák. č. 18/2018 Z.z. účinným od 25.5.2018, nahradilo doterajšiu právnu úpravu ochrany osobných údajov v podobe zák. č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov. To znamená, že právny rámec ochrany osobných údajov fungoval aj do 25.05.2018 a osobné údaje boli chránené aj doteraz, iba nová úprava rozširuje práva dotknutých osôb na ochranu osobných údajov a povinnosti tých subjektov, ktoré spracúvajú osobné údaje. Fyzickej osobe, ktorej osobné údaje sa spracúvajú, sa pre tieto účely hovorí subjekt údajov.

OSOBNÉ ÚDAJE - KTORÉ TO SÚ?

Osobným údajom je akákoľvek informácia o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe.

GDPR rozdeľuje osobné údaje do dvoch kategórií - bežné a zvláštne. Čo sa týka Vás, našich zákazníkov, príjemcov alebo zmluvných partnerov, tak TOPTRANS spracúva osobné údaje len bežné.

Spracúvame či môžeme spracúvať predovšetkým tieto osobné údaje:

• identifikačné: meno a priezvisko, adresa, miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ DPH, číslo dokladu totožnosti (občiansky preukaz, pas či iný preukaz), Vaše funkcie v organizácii, ak zastupujete právnickú osobu, prihlasovacie meno a heslo v našom zákazníckom programe;
• kontaktné údaje: telefónne číslo, emailová adresa, prípadne adresa pre doručenie a fakturačná adresa;
• údaje o objednaných službách: údaje o Vašich objednaných zásielkach, údaje o prípadných reklamáciách, údaje o spôsobe platby a prípadne číslo bankového účtu;
• v prípade Vašej osobnej návštevy strediska aj nahrávky z kamerových systémov.

SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV - AKÉ VŠETKY ČINNOSTI TO SÚ?

Jednoducho povedané, podľa GDPR je spracovanie osobných údajov akákoľvek sofistikovanejšia činnosť, ktorú správca s osobnými údajmi vykonáva za určitým účelom.

Konkrétne môže ísť napr. o zhromažďovanie osobných údajov, ich zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uloženie, prispôsobovanie alebo pozmenenie, vyhľadanie, nahliadnutie, používanie, sprístupnenie prenosom, šírenie alebo sprístupňovanie iným spôsobom, zoradenie či kombinovanie, obmedzovanie, vymazanie alebo zničenie.

V našej spoločnosti TOPTRANS spracúvame všetky osobné údaje automatizovanými prostriedkami aj manuálne.

Prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ?

Prevádzkovateľ je podľa GDPR fyzická alebo právnická osoba, ktorá určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov a za spracúvanie je primárne zodpovedný.

My, ako spoločnosť, ktorá je pri poskytovaní svojich služieb v pozícii zasielateľa, spracúva všetky vyššie uvedené osobné údaje v postavení prevádzkovateľa. Oproti tomu sprostredkovateľ je podľa GDPR fyzická alebo právnická osoba, ktorú si prevádzkovateľ najíma, aby pre neho vykonávala s osobnými údajmi spracovateľské operácie. Inými slovami sprostredkovateľ spracúva osobné údaje pre prevádzkovateľa.

U nás v spoločnosti TOPTRANS máme svoju prax spočívajúcu v poskytovaní prepravných služieb založenú aj na princípe spolupráce s externými dopravcami, ktorí zabezpečujú prepravu pod našou značkou. Na účely plnenia zasielateľských zmlúv (tj. doručenie zásielok) poskytujeme osobné údaje svojich zákazníkov, resp. príjemcov zásielok, aj týmto externým dopravcom. Uisťujeme Vás, že so všetkými externými dopravcami sme uzavreli zmluvu o spracúvaní osobných údajov, v ktorej sa zaviazali rešpektovať požiadavky stanovené GDPR a zabezpečiť, aby Vaše údaje boli v bezpečí.

Využívame služby aj ďalších sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje iba podľa našich pokynov a pre nami stanovený účel. Aj s týmito sprostredkovateľmi sme uzatvorili zmluvu o spracúvaní osobných údajov, alebo sme zaistili, že sa títo ďalší sprostredkovatelia  písomnou formou zaviazali, že budú spracúvať osobné údaje v súlade s GDPR.

Takými ďalšími sprostredkovateľmi sú najmä:

• dodávatelia technológií (najmä IT technológií a bezpečnostných technológií), ďalšie príslušné podpory a súvisiace služby;
• poskytovateľ SMS služby, pomocou ktorej ste informovaní o priebehu objednávky;
• poskytovatelia bezpečnostného kamerového systému,
• osoby viazané zákonnou mlčanlivosťou: advokáti, daňoví poradcovia, audítori.

PRÁVNY DÔVOD SPRACOVANIA A ÚČEL SPRACOVANIA

V TOPTRANS spracúvame iba osobné údaje potrebné na poskytnutie profesionálnych služieb a komfortnej obsluhy. Zároveň musíme pri spracovaní dodržiavať zákonné povinnosti a chrániť svoje oprávnené záujmy.

Osobné údaje sú spracúvané v rozsahu, v akom nám boli poskytnuté v súvislosti s uzatvorením zmluvného alebo iného právneho vzťahu, alebo ktoré boli zhromaždené inak a sú spracúvané v súlade s platnými právnymi predpismi či k splneniu našich zákonných povinností.

Vaše osobné údaje spracúvame len v súlade so zákonom, a to v nevyhnutnom rozsahu pre ten daný príslušný účel.

To znamená, že v prípade, že si u nás objednáte prepravu zásielky, alebo s nami uzavriete inú zmluvu ako fyzická osoba, potrebujeme Vaše osobné údaje (identifikačné, kontaktné a údaje o objednávke) na účely realizácie zmluvného vzťahu – t.j. k plneniu zmluvy, resp. na účely prepravy a sledovanie zásielky.

V prípade, že si u nás objednáte prepravu zásielky alebo s nami uzatvoríte inú zmluvu ako zástupca právnickej osoby, potrebujeme tie isté osobné údaje, ako v prípade spomenutom vyššie, a to opäť v súvislosti s poskytovaním našich služieb ako zasielateľa. V tomto prípade Vaše údaje spracúvame na základe nášho oprávneného záujmu – t.j. na účely uzatvorenia a plnenia zmluvy s osobou, ktorú zastupujete.

V prípade, ak ste príjemcom zásielky, potrebujeme Vaše osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu za účelom splnenia objednanej služby, t.j. doručenie zásielky. Konkrétne spracúvame najmä Vaše meno, priezvisko, adresu pre doručenie, telefónne číslo.

Niektoré Vaše osobné údaje spracúvame aj z dôvodu a za účelom plnenia zákonných povinností. To sa týka Vašich identifikačných, kontaktných údajov a údajov o Vami objednaných službách. A ktoré zákony nám túto povinnosť stanovujú? Sú to najmä:

• Zák. č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov - Občiansky zákonník
• Zák.č. 250/2007 Z.z. o ochrane spotrebiteľov v znení neskorších predpisov
• Zák.č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
• Zák.č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
• Zák.č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmu z trestnej činnosti a financovaním terorizmu  v znení neskorších predpisov

Ďalším účelom spracúvania osobných údajov je náš oprávnený záujem. Osobné údaje na tento účel spracúvame len v prípade nevyhnutnosti tohto spracúvania. To nastáva v prípade nášho záujmu na ochrane našich stredísk, ktoré sú strážené kamerovými systémami. Ďalej sa môže jednať o riešenie sporov či vymáhania pohľadávok (to však v rozsahu zhodnom ako pre účel realizácie zmluvného vzťahu).

TOPTRANS spracúva osobné údaje pre vyššie uvedené účely po dobu trvania zmluvného vzťahu a potom po dobu, po ktorej môže niektorá zo zmluvných strán uplatniť akékoľvek práva súvisiace s poskytnutou službou.

Poskytnutie osobných údajov MIMO ÚZEMIA SR

Aby sme mohli realizovať objednanú službu, musíme v niektorých prípadoch poskytnúť Vaše osobné údaje za hranice Slovenskej republiky či za hranice Európskej únie, resp. Európskeho hospodárskeho priestoru (ďalej len "EHS"). Deje sa tak klasicky v prípadoch, že si u nás objednáte prepravu z / do zahraničia.

Nariadenie GDPR je platné a účinné len v oblasti Európskej únie, resp. v EHS, z čoho vyplýva, že v iných oblastiach nemusí mať rovnako vysoký štandard právneho rámca ochrany osobných údajov pri ich spracúvaní ako u nás.

Preto budeme spolupracovať a zabezpečovať plnenie služieb len s takými partnermi, u ktorých si budeme istí, že Vaše osobné údaje budú tiež chrániť.

PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJOV, ALEBO VAŠE PRÁVA

Práva Vás, ako subjektu údajov, sú dôležitým prvkom ochrany osobných údajov ako celku.

Máte právo byť informovaní o spracovávaní svojich osobných údajov. Tým sa rozumie právo na určité informácie, najmä o spracúvaní, totožnosti prevádzkovateľa, o príjemcoch osobných údajov (to sú tí, ktorým sú osobné údaje poskytnuté). Medzi ďalšie práva, pri uplatnení ktorých už budete musieť vyvinúť aktivitu, všeobecne patrí:

• právo na prístup, opravu - tieto práva pre Vás znamenajú právo získať od správcu informáciu (potvrdenie), či sú, alebo nie sú Vaše osobné údaje spracúvané, a ak sú, máte (ideálne priamo a online) právo získať informácie o tomto spracúvaní; zároveň, ak zistíte, že je nejaký osobný údaj, ktorý prevádzkovateľ spracúva, nesprávny, môžete požadovať, aby bol opravený.
• právo byť zabudnutý, právo na výmaz - v prípade, že osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracúvané, máte právo na to, aby ich prevádzkovateľ vymazal či inak zlikvidoval. To bude musieť prevádzkovateľ urobiť aj v prípade, že neexistuje žiadny ďalší právny dôvod pre spracúvanie, ďalej tiež v prípade, že vznesiete námietky proti spracúvaniu a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody pre spracúvanie, osobné údaje boli spracúvané nezákonne alebo v prípade, že osobné údaje musia byť vymazané na splnenie právnej povinnosti.
• právo na prenos  údajov - toto právo pre Vás predstavuje možnosť za určitých podmienok získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a ktoré ste prevádzkovateľovi  poskytli, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.
• právo vzniesť námietku – ak sa nazdávate, že prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje nezákonným spôsobom alebo bez akéhokoľvek právneho dôvodu a bez Vášho súhlasu, môžete proti tomuto spracúvaniu vzniesť námietku. Keď budete mať akúkoľvek námietku voči spracúvaniu Vašich osobných údajov našou spoločnosťou, neváhajte sa obrátiť na našu emailovú adresu gdpr@toptrans.sk.
• právo podať sťažnosť - samozrejme máte vždy možnosť obrátiť sa aj so sťažnosťou priamo k príslušnému dozornému úradu: Úrad na ochranu osobných údajov, Hraničná 12, 820 07, Bratislava 274

VAŠE PRÁVA - AKO ICH MÔŽETE UPLATNIŤ?

Pokiaľ chcete uplatniť akékoľvek svoje právo, ako subjektu údajov, alebo v prípade akýchkoľvek iných otázok či požiadaviek súvisiacich so spracúvaním Vašich osobných údajov, kontaktuje nás prostredníctvom emailovej adresy gdpr@toptrans.sk.

Kontakt v prípade nahlasovania protispoločenskej činnosti je martina.majova@toptrans.sk

Informácie o spracúvaní osobných údajov

Informácie o spracúvaní osobných údajov - uchádzačov o zamestnanie

Žiadosť dotknutej osoby na uplatnenie jej práv - klient

Žiadosť dotknutej osoby na uplatnenie jej práv - zamestnanec

Bezpečnostná politika ochrana osobných údajov